SWAN PMO

Warum der Logistik-Experte SWAN auf ein Projekt Management Office (PMO) setzt

Vom Start-up zum Scale-up

Wird ein Start-up erwachsen, muss es sich damit auseinandersetzen, welche Wege und Werte es beibehalten will. Und wie es ihm gleichzeitig gelingt, sich langfristig am Markt zu etablieren. Doch wo im Unternehmensprozess vollzieht sich der Wandel vom aufstrebenden Start-up zum erfolgreichen Scale-up? Der 2011 gegründete Augsburger SAP Logistik-Experte SWAN GmbH hat seine Antwort darauf gefunden: Mit der Einführung eines Projekt Management Offices (PMOs) zur zentralen unternehmensweiten Projektaussteuerung ist es dem einstiegen Start-up gelungen, den Sprung in die Riege der etablierten Player zu schaffen. SWAN bewegt sich seitdem im Spannungsfeld zwischen selbstbestimmtem Arbeiten mit Start-up-Charakter und dem strukturierten Projektmanagement eines globalen Players.

„Aufgrund unseres kontinuierlich starken Wachstums haben wir seit 2019 begonnen, entscheidende Um- und Restrukturierungen der Unternehmensabteilungen sowie -Prozesse und -Abläufe vorzunehmen“, sagt Alexander Bernhard, Geschäftsführer und Mitbegründer der SWAN GmbH. „Das betrifft nicht nur die administrativen und organisatorischen Abteilungen wie Human Resources, Business Administration und Finance sowie Sales und Marketing, sondern besonders auch die Projektaussteuerung und die Realisierungsteams. Der logische und konsequente Schritt für uns als Projekthaus für SAP Logistik war die Einführung eines PMOs, das unser Wachstum begleitet und unsere Projekte noch effizienter aussteuert.“

Ein Projektmanagement Office: das findet man eigentlich in größeren Unternehmen, nicht in einem zum damaligen Zeitpunkt rund 70 personenstarken Unternehmen. „Selbst bei unserer heutigen Größe von rund 140 Mitarbeiter:innen ist ein PMO selten, von unserer Branche ganz zu schweigen“, sagt Stefanie Teichler, Teamlead PMO bei der SWAN. Teichler hat die Abteilung seit 2020 aufgebaut und die SWAN Projektmethodik entscheidend geprägt.

Das Projekt Management Office als Game-Changer auf dem Weg zum Scale-up

„Wird ein strategisches PMO eingeführt, stellt sich natürlich die Frage nach der Berechtigung und Rentabilität des Ganzen“, ergänzt Teichler. „Insbesondere für kleinere Unternehmen wie die SWAN 2019/20 ist diese Investition in die Zukunft zunächst eine reine Kostenstelle, deren Impact sich erst Jahre später in Zahlen fassen lässt. Das liegt bei uns v. a. daran, dass die Komplexität der Projekte, die wir aussteuern, seitdem deutlich gestiegen ist. Die fehlende Datenbasis macht es daher zugegeben oftmals etwas spekulativ zu sagen, ob ein Projekt ohne PMO deutlich teurer gewesen wäre. Daher ist es so wichtig, dass wir das volle Vertrauen und die Unterstützung der Geschäftsleitung haben. Denn mit Blick auf unsere Daten lässt sich heute lediglich sagen, dass wir viele Projekte ohne PMO nicht hätten annehmen und abwickeln können. Denn erst durch diese zentrale Steuerung haben wir einen umfassenden Gesamtblick über tatsächliche Auslastungen, Knowledge und Synergien im Unternehmen.“

Projektmanagement like a Pro – was ein Scale-up anders macht

Die Entwicklung und Bereitstellung agiler und kundenorientierter Lösungen steht bei dem 2011 gegründeten Projekthaus für SAP Logistik seit Beginn an im Fokus. Das heutige Projektmanagement der SWAN setzt weiter auf die dynamischen und flexiblen Arbeitsweisen aus den Start-up-Anfängen, bewegt sich jedoch in dem enger gesteckten Rahmen der Scale-up-Organisation. Das Ziel des PMO-Teams rund um Stefanie Teichler ist es daher, Rahmenbedingungen schaffen, innerhalb derer eine effizientere Projektabwicklung sowie eine verbesserte Ressourcen-Auslastung ermöglicht wird, um gleichzeitig mehr und komplexere Projekte abwickeln zu können.

Das erste „Projekt“, an dem das neu gegründete Team um Teichler die Theorie in die Praxis umsetzen durfte, war der Aufbau des Projektmanagement Offices selbst. „Wir haben den Aufbau des PMOs ganz bewusst als eigenständiges Projekt definiert: mit Anforderungen, Zielsetzungen, regelmäßige Retros und Reportings an die Geschäftsführung. Uns war es wichtig, alles transparent zu dokumentieren und über die Unternehmenskanäle zu kommuniziert. Denn die Akzeptanz und Zustimmung der Mitarbeiter:innen sind wichtige Schritte für die gemeinsame Weiterentwicklung des Unternehmens.“ Mit sog. „Quick Wins“ wurde das Vertrauen der Mitarbeiter:innen in das neue PMO gestärkt. Zu diesen schnell umsetzbaren Anforderungen zählt etwa die Implementierung einer organisationsweiten, toolbasierten Ressourcenplanung. Diese ist die Basis für Transparenz, Engpass-Diskussionen und Kapazitätsplanung.

Die zentralste Maßnahme auf dem Weg, das Projektmanagement des Scale-ups zu optimieren, war die Einführung eines zentralen Tools zur Aussteuerung aller Projekte und Projektmaßnahmen. Hier werden Projekte aufgesetzt, Meilensteine festgelegt und Erfolge festgehalten. Projekt-Templates vereinfachen das Aufnehmen neuer Projekte und erlauben einen akkuraten Überblick über alle aktuellen Projektkennzahlen. Eine von den SWAN Entwickler:innen eigens entwickelte Schnittstelle zum bestehenden System für Zeit- und Reisekostenerfassungen vereinfacht zudem die Erfassung für Mitarbeiter:innen. Und erleichtert Rechnungsstellungsprozesse erheblich, da alle benötigten Daten in einem System zusammenlaufen.

„Wir haben uns entschieden, Standardtools und -prozesse, jedoch keine starre Standardmethodik zu implementieren; wir sind davon überzeugt, dass unzähligen Checklisten und lästige PMO-Mails unsere Abläufe eher behindern als optimieren“, stellt Teichler klar. „Unsere Projektleiter:innen arbeiten selbstbestimmt und zeigen einen hohen Grad an Selbstverantwortung. Unsere Aufgabe als PMO ist es, sie in den für sie richtigen Methoden zu trainieren und sie bei Herausforderungen im Projektalltag zu unterstützen, nicht sie zu kontrollieren.“

Vertrauen ist besser – intensive Betreuung mittels One-on-One-Feedback und Projektcoaching

In monatlichen One-on-Ones mit jedem:r Projektleiter:in holt sich das SWAN PMO direktes Feedback ab. Hier werden operative Zahlen wie aktuelle Meilensteine sowie Ist- und Soll-Zustände diskutiert und mögliche Eskalationsthemen besprochen. „Uns ist es wichtig, dass wir ein offenen Vertrauens- und Kommunikationsverhältnis mit den Projektleiter:innen haben. Die Zahlen müssen letztlich natürlich stimmen, aber für den Gesamteinblick, wie das Projekt läuft, wie zufrieden der Kunde mit dem Projektstand ist, wie glücklich unsere Mitarbeiter:innen mit der Zusammenarbeit sind usw. ist der direkte Austausch entscheidend.“

Daneben bietet das PMO methodische Unterstützung in Form von Projektcoachings und Methodentrainings, um die Fähigkeiten der einzelnen Projektleiter:innen weiter zu schulen. Für SWAN Mitarbeiter:innen verspricht das Projektmanagement damit individuelle und flexible Strukturen sowie selbstbestimmte Handlungsfelder.

Immer flexibel – SWANs hybride Projektmethodik für agile Projektgestaltung

Die Grundlage der SWAN Projektabwicklung bildet eine hybride Projektmethodik, die agile und lineare Projektmanagement-Methoden verknüpft und damit die Vorteile unterschiedlichster Methodiken nutzt. So kann das Unternehmen flexibel auf individuelle Kundenanforderungen reagieren und schafft zugleich Planungssicherheit und Transparenz für alle Beteiligten. Input der Projektleiter:innen wird gerne aufgenommen und der Methodenkatalog regelmäßig um aktuelle Projektmanagement-Methodiken ergänzt.
Best-Practices aus vergangenen und laufenden Projekten fließen ebenso in den von Teichlers Team erarbeiteten SWAN Methodenkatalog ein wie die Persönlichkeit der Projektleiter:innen und die individuellen Anforderungen und Präferenzen der Kunden. Effiziente Prozesse und Methodiken werden fortgesetzt und weiter ausgearbeitet; ineffiziente wie wöchentliche Abstimmungen in großer Runde abgelöst. Stattdessen haben sich in der SWAN quartalsweise PMO-Infosharings für allgemeine Themen, die wiederholt in verschiedenen Projekten auftauchen, etabliert sowie regelmäßige Einzelcoachings.

Level-up – Auf dem Weg zum globalen Player

„Für die kommenden Jahre richten wir unseren Fokus verstärkt auf globale Zielmärkte, insbesondere Nord- und Südamerika“, ergänzt Alexander Bernhard. „Daher ist es umso wichtiger, dass unsere Projekte so organisiert sind, dass wir den Change-Prozess global agierender Kunden über Ländergrenzen hinweg effizient und strukturiert aussteuern können.“

Flexibilität bei gleichzeitiger guter Planbarkeit insbesondere hinsichtlich der vorhandenen Ressourcen ist gerade bei den ambitionierten Wachstumsplänen der SWAN ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal. Mit dem organisationsübergreifenden Ressourcenmanagement hat das PMO der SWAN sichergestellt, dass Projekte mit der Akquise-Phase auf Mitarbeiterebene planbar sind. Und Auslastungen bereits in der Vertriebsplanung berücksichtigt werden.

Auch die Datenlage aus den Projekten hat dank des PMOs einen Reifegrad erreicht, der eine globale und zukunftsorientiertes Projektplanung und -aussteuerung möglich macht. „Je mehr Projekte wir angehen, umso mehr und vor allem qualifiziertere Daten stehen uns zur Verfügung“, erklärt Teichler, „Diese stetig wachsende Datenbasis erlaubt es uns, unsere Projekte immer genauer zu planen. Und auch mögliche Stolpersteine bereits frühzeitig zu erkennen und an die entsprechende Stelle zu eskalieren, um Projekte proaktiv, effizient und natürlich zur höchsten Zufriedenheit unserer Kunden abwickeln zu können.“

Aktuell arbeitet das SWAN PMO-Team daran, die Daten mittels Power BI grafisch aufzuarbeiten. Hier laufen die Informationen aus allen Tools zusammen, Projektcontrolling und Reporting werden damit noch übersichtlicher und einfacher für die Mitarbeiter:innen. „Damit kommen wir noch einen Schritt weiter in unserer Genauigkeit, agieren mit einer immer feiner optimierten Datenbasis und erreichen insgesamt einen sehr hohen Reifegrad, um noch größere Projekte weltweit abwickeln zu können“, erklärt Teichler stolz. Und letztlich geht es genau darum: gemeinsam auf der internationalen Bühne zu wachsen.